5S Administration

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5S gegen das Suchen im Büro

Die 5S-Methode ist der perfekte Einstieg auf dem Weg zu einer schlanken Administration. Die 5S stehen für: 1. Sortiere aus 2. Säubere 3. Stelle hin 4. Standardisiere 5. Selbstdisziplin. Mithilfe der 5S-Methode gelingt es, den Arbeitsplatz zu einem “Ausstellungsstück” zu machen, in dem ohne unnötiges Suchen, mehrfache Rückfragen und Warten auf Informationen „verschwendungsfrei“ gearbeitet wird.
Der Arbeitsplatz wir optimiert, Prozesse, Dokumente und Informationssysteme werden standardisiert. Ganz wichtig: 5S in der Administration hat auch die digitale Welt im Blick, etwa die Strukturen der Ordnerablage, E-Mail-Kultur, Umgang mit Systemen oder die Einführung gleicher Systematiken für die Papier- und die Digitalwelt.

 

Was haben Sie davon?

Durch die konsequente Anwendung der 5S-Methode werden an den Arbeitsplätzen in der Administration Suchzeiten drastisch reduziert. Das Ergebnis: eine große Steigerung der Mitarbeitermotivation. Durch schnell sichtbare Ergebnisse (Just-Do-it-Charakter der Workshops) bleibt die Motivation auch für nachfolgende Prozessoptimierungen bestehen. Zudem sensibilisieren Sie die Mitarbeiter für Wertschöpfung und Verschwendung.

Wie gehen wir vor?

  • Zielgruppe: Mitarbeiter aus der Administration
  • Teamzusammenstellung und Abgrenzung des Untersuchungsbereiches für den 5S-Pilot-Workshop.
  • Praxisbezogene Schulung aller Teilnehmer (5S-Spiel und 5S-Simulation)
  • Zieldefinition und Bildung von Kennzahlen zur Messung der Ergebnisse z. B. Flächen-Reduzierung, aussortiertes Material
  • Durchführung 5S-Workshop und Umsetzung von Sofortmaßnahmen bzw. Aufnahme der Verbesserungen in einer Aktivitätenliste
  • Festlegung neuer Standards für Abläufe, Spielregeln, Dokumente, Informationssysteme usw.
  • Review und Ergebnisdarstellung im Abstand von 6 Monaten zur Absicherung der Nachhaltigkeit

 

Was bekommen Sie zusätzlich von uns?

Sie erlernen die Methode spielerisch durch unser 5S-Simulations-Spiel. Mit standardisierten Hilfsmitteln (5S-Koffer) setzen Sie die Ideen effizient und schnell um.